Ocho años antes que Robert Kaplan y David Norton introdujeran el concepto de “Cuadro de Mando Integral” para la gestión de empresas y corporaciones en su conocido artículo publicado en la Harvard Business Review, Exact Software puso en marcha sus soluciones informáticas para la gestión contable y financiera empresarial que en la actualidad son utilizadas por más de 550.000 negocios en cerca de setenta países por todo el mundo.
La automatización de actividades claves en la actividad empresarial como la gestión de personal mediante software de RRHH se encuentra entre los desarrollos más avanzados y valorados de la empresa holandesa creada en 1984.
Sus soluciones de contabilidades de costes, ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), CRM (Customer Relationship Management Gestión de Relación con los clientes) o e-business (negocio electrónico) para la realización de transacciones de forma digital han supuesto un salto cualitativo en el buen funcionamiento de las empresas que lo han aplicado.
Aquellas que se han dejado acompañar en el proceso de mejora tecnológica e implementado estas soluciones han ganado capacidad competitiva en relación a empresas similares de sus sectores de producción. Con una plantilla superior a las 1850 personas y su experiencia acumulada de treinta y ocho años implantando su tecnología y ayudando a las empresas en su ejecución es sin duda la mejor opción de gestión tanto para empresas medianas de entre 50 y 250 trabajadores como en las definidas como “grandes empresas” y corporaciones nacionales y transnacionales.
Cada empresa necesita soluciones individuales adecuadas a su nivel tecnológico, capacitación de su personal y objetivos
El software de recursos humanos abarca todo el ciclo de la gestión de personal desde la recepción de curriculum vitae, proceso de onboarding, planificación de la plantilla, control y registro horario, y solicitudes de permisos o vacaciones. Consta asimismo de un portal del empleado y una app móvil que permite a cada trabajador la capacidad de autogestionar su relación con la empresa.
Permite procesar automáticamente las bajas por incapacidad temporal, las ausencias y el absentismo, los certificados de retenciones necesarios para las declaraciones de la renta, el control de las aportaciones a la seguridad social y las actualizaciones periódicas y recurrentes provocadas por los cambios legislativos o las variaciones en las condiciones laborales consecuencia de acuerdos individuales o de la negociación colectiva.
Aspectos como la publicación de una vacante, la necesidad de cubrir un determinado puesto de trabajo que requiera una cualificación especial, el proceso de incorporación de un nuevo trabajador a la empresa, las actividades de evaluación del rendimiento personal o la progresión en el desempeño de sus funciones de cada uno de los componentes de los departamentos y niveles de la plantilla incluyendo los niveles de dirección y de máxima responsabilidad son fases del proceso de control que cubre de forma integrada esta aplicación de recursos humanos.
La documentación se encuentra disponible en el portal del empleado, así como los flujos de trabajo generados. Utilizar correctamente este recurso, para lo que se requiere la formación adecuada, permite trabajar a las empresas de forma colaborativa, integrada y ágil, manteniendo un diálogo constante con los empleados, proporcionando información para la toma de decisiones, mejorando la efectividad y acierto de las mismas.
La automatización de la gestión del tiempo y la planificación del personal otorga a los responsables una visión global de la disponibilidad y conocimientos de los empleados lo que garantiza la gestión del talento basada en datos reales, actualizados y contrastables. Se tiene la posibilidad de publicar noticias relevantes, circulares de gestión o realizar encuestas ampliando la colaboración y la actividad en equipo.
Para poder disponer de los datos fundamentales que ayuden en la toma de decisiones sobre el personal una herramienta vinculada es el Cuadro de Mando de Exact para recursos humanos que garantizan una visión general de los costes salariales, su influencia en los costes totales y ofrece las cifras y gráficos clave de los principales KPI (Key Performance Indicator o Clave de desempeño) sobre las medidas más efectivas para conseguir los objetivos marcados.
Cada empresa necesita soluciones individuales adecuadas a su nivel tecnológico, capacitación de su personal y objetivos. Las prioridades y metas las marca su equipo directivo y en ese proceso siempre es lo más apropiado escuchar las experiencias y conocer las tecnologías que aportan las empresas punteras y experimentadas en la gestión.
